3-4 grudnia 2025 r., Sound Garden Hotel Warszawa

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu pt. VI TECHCO Forum („Konferencja”).
2. Organizatorem Konferencji jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000015704, NIP 5262170390, REGON 010954571 („Organizator”).
3. Konferencja będzie odbywać się w dniach 3-4 grudnia 2025 r. w Hotelu Sound Garden w Warszawie przy ul. Żwirki i Wigury 18, 02-092 Warszawa („Miejsce konferencji”).

II. REJESTRACJA

1. Rejestracja Uczestników Konferencji rozpoczyna się w dniu 7 października 2025 r. i trwa do 28 listopada 2025 r. Po upływie ww. terminu rejestracja nie będzie możliwa.
2. Udział w Konferencji ma charakter płatny.
3. Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegu. Organizator zobowiązuje się w miarę możliwości do informowania Uczestników o wolnych miejscach noclegowych w pobliżu miejsca konferencji.
4. Procedura rejestracji na Konferencję:
   1. Osoby zainteresowane udziałem w Konferencji wypełniają deklarację uczestnictwa dostępną pod następującym adresem: https://rejestracja.techco.pipc.org.pl/rejestracja
   2. Przekierowanie do strony z rejestracją zamieszczone jest na stronie: techco.pipc.org.pl
   3. Deklaracja zostanie przesłana do Organizatora automatycznie po naciśnięciu klawisza funkcyjnego „Zamawiam i płacę” na końcowym etapie procedury zakupu, co jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji.
   4. W przypadku rejestracji wymagającej płatności, system zakupu biletów Organizatora wygeneruje automatycznie fakturę pro-forma, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
   5. Faktura pro-forma stanowi podstawę do dokonania opłaty za bilet. Opłata powinna zostać dokonana w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury pro-forma.
   6. Po dokonaniu płatności Uczestnik otrzyma potwierdzenie płatności oraz informację o zapisaniu na listę uczestników Konferencji, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
   7. W przypadku nieuiszczenia opłaty w terminie, o którym mowa w lit. (e), rezerwacja zostanie automatycznie anulowana po uprzednim, jednorazowym przypomnieniu o konieczności dokonania płatności, które zostanie wygenerowane przez system rejestracyjny.

5. Wszelkie problemy związane z procedurą zgłoszenia udziału w Konferencji można zgłaszać Organizatorowi od poniedziałku do piątku pod następującymi nr tel: 22 828 75 06 w godz. 8- 16. lub na adres mailowy: media@pipc.org.pl
6. Organizator zastrzega, że liczba biletów uprawniających do uczestnictwa w Konferencji jest ograniczona. O pierwszeństwie nabycia Biletu decydować będzie każdorazowo data uznania zapłaty ceny sprzedaży Biletu na rachunku Organizatora prowadzonym przez elektroniczny system sprzedaży biletów.

 III. ODWOŁANIE UCZESTNICTWA

1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji składając oświadczenie o odstąpieniu od umowy na adres korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: media@pipc.org.pl
2. W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Konferencji, Organizator zastrzega prawo do obciążenia Uczestnika kwotą stanowiącą równowartość:
   1. 50% ceny Biletu- w przypadku złożenia oświadczenia o rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie do dnia 31 października 2025 r.
   2. 100% ceny Biletu- w przypadku złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w Konferencji po upływie terminu, o którym mowa w lit. (a).
3. W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Uczestników oraz zwrotu wszystkich wpłaconych opłat za Bilety.
4. W przypadku przesunięcia terminu Konferencji organizator zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego powiadomienia wszystkich Uczestników oraz do zwrotu wszystkich opłat za Bilety w razie otrzymania pisemnej rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji z powodu zmiany terminu.
5. Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją innych, niż opłata za Bilet.

IV. KOSZTY UCZESTNICTWA I WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Opłata za Bilet na Konferencję wynosi:
   
   Od 7 października 2025 r. do 31 października 2025 r.
   1. 600 zł netto (+ 23% VAT) -w przypadku Uczestników reprezentujących organizacje zrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
   2. 1200 zł netto (+ 23% VAT) -w przypadku Uczestników reprezentujących organizacje niezrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
      
      Od 1 listopada 2025 r. do końca rejestracji.
   3. 800 zł netto (+ 23% VAT) -w przypadku Uczestników reprezentujących organizacje zrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
   4. 1500 zł netto (+ 23% VAT) -w przypadku Uczestników reprezentujących organizacje niezrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
2. Organizator informuje, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług uprawnionym do wystawiania faktur VAT.
3. Faktury VAT wystawiane są w terminie do 7 dni od daty zaksięgowania opłaty za Bilet.
4. Wszelkie płatności dokonywane są w terminie wskazanym szczegółowo w wystawionej Uczestnikowi fakturze pro forma, przelewem na rachunek bankowy Organizatora.

V. KOMITET ORGANIZACYJNY

1. Wszelkie decyzje dotyczące Programu Konferencji oraz kwestii organizacyjnych podejmuje Komitet Organizacyjny Konferencji.
2. Skład Komitetu Organizacyjnego, o którym mowa powyżej, określa Decyzja Prezesa Zarządu Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego.

VI. REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje dotyczące kosztów udziału w Konferencji należy zgłaszać na adres korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: media@pipc.org.pl w terminie 7 dni od zapłaty.
2. Po upływie wyżej wskazanego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.

VII. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Konferencji jest Organizator.
2. Dane osobowe Uczestników Konferencji będą przetwarzane w celu:
   1. Podjęcia działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy na realizację usługi polegającej udziale w Konferencji (art. 6 ust. 1 lit b RODO)
   2. Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
   3. Realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Dane Uczestników przetwarzane przez Organizatora to: imię i nazwisko, firma przedsiębiorcy, adres prowadzenia działalności oraz adresy korespondencyjne, numer telefonu, numery identyfikacyjne, stanowisko oraz miejsce zatrudnienia, nr rachunku bankowego.
4. Organizator zastrzega prawo do rozpowszechniania wizerunku Uczestników Konferencji na podstawie zgody udzielonej w związku z zakupem Biletu. Brak zgody na przetwarzanie wizerunku uniemożliwia udział w Konferencji.
5. Dane osobowe będą przechowywane od momentu zakupu Biletu, przez okres 6 lat od zakończenia Konferencji.
6. Dane osobowe mogą być udostępniane:
   1. W zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych Organizatora
   2. Podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
   3. Podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartej w tym celu umowy (księgowość, obsługa prawna itp.).
   4. Innym osobom trzecim po uzyskaniu odrębnej zgody.
7. Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany przez Organizatora oraz Partnerów Konferencji w związku z udzielonymi licencjami na korzystanie z materiałów utrwalonych w trakcie Konferencji.
8. Uczestnikom Konferencji przysługuje prawo: dostępu do danych oraz ich sprostowania, żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie, do przenoszenia danych, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Organizator nie korzysta z funkcjonalności umożliwiających profilowanie lub automatyczne podejmowania decyzji na podstawie udostępnionych danych osobowych.

 VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

1. Materiały i informacje organizacyjne dotyczące Konferencji zostaną umieszczone na stronie internetowej Konferencji.
2. Organizator ma prawo dokonywania zmiany Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji Uczestników Konferencji, w szczególności w zakresie praw nabytych na podstawie Regulaminu, z wyłączeniem sytuacji, gdy na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa zostaną wprowadzone określone ograniczenia, nakazy lub zakazy związane z obowiązującym na obszarze RP stanem epidemii lub stanem zagrożenia epidemicznego.
3. Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia zmian w harmonogramie Konferencji, jak również odwołania wydarzania w sytuacji wystąpienia niezależnych od Organizatora okoliczności zewnętrznych, które spowodują, że przeprowadzenie Konferencji okaże się niemożliwe.
4. Ewentualne późniejsze zmiany Regulaminu obowiązują do daty ich publikacji na Stronie Internetowej Organizatora, tj. www.pipc.org.pl
5. Dokonując rezerwacji Biletu na Konferencję, Uczestnik wyraża zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji. Powyższa zgoda jest ograniczona wyłącznie do materiału fotograficznego lub nagrań video realizowanych przez Organizatora w trakcie trwania Konferencji.
6. Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z Klauzula informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych uczestnika wydarzeń, stanowiącą Załącznik do niniejszego Regulaminu.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z wydarzeniami Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego
1. Administratorem danych osobowych uczestników wydarzeń PIPC jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego.
2. Dane osobowe uczestników wydarzeń PIPC będą przetwarzane w celu:
a)    Podjęcia działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy na realizację usługi polegającej udziale w wydarzeniach (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
b)    Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na organizatorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
c)    Realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Dane uczestników przetwarzane przez organizatora to: imię i nazwisko, firma przedsiębiorcy, adres prowadzenia działalności oraz adresy korespondencyjne, numer telefonu, numery identyfikacyjne, stanowisko oraz miejsce zatrudnienia, nr rachunku bankowego.
4. Organizator zastrzega prawo do rozpowszechniania wizerunku uczestników wydarzeń na podstawie zgody udzielonej w związku z rejestracją na wydarzenie/ zakupem biletu. Brak zgody na przetwarzanie wizerunku uniemożliwia udział w wydarzeniach PIPC.
5. Dane osobowe będą przechowywane od momentu rejestracji na wydarzenie/zakupu biletu, przez okres 6 lat od zakończenia wydarzenia.
6. Dane osobowe mogą być udostępniane:
a)    W zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego.
b)    Podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
c)    Podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartej w tym celu umowy (księgowość, obsługa prawna itp.).
d)    Innym osobom trzecim po uzyskaniu odrębnej zgody.
7. Wizerunek uczestników może być rozpowszechniany przez Polską Izbę Przemysłu Chemicznego oraz Partnerów Wydarzeń w związku z udzielonymi licencjami na korzystanie z materiałów utrwalonych w trakcie Wydarzeń.
8. Uczestnikom wydarzeń przysługuje prawo: dostępu do danych oraz ich sprostowania, żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie, do przenoszenia danych, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Polska Izba Przemysłu Chemicznego nie korzysta z funkcjonalności umożliwiających profilowanie lub automatyczne podejmowania decyzji na podstawie udostępnionych danych osobowych.